Roadmap

Kunden, Etats oder Projekte können erst gelöscht werden, wenn es keine Abhängigkeiten mehr darin gibt. 
Hier wird erklärt was das sein kann, und wie ich Abhängigkeiten finden kann:

Für Ausgangsrechnungen haben wir den GiroCode eingeführt. 

Dieser kann von jeder Banking-App eingescannt werden, um so den Überweisungsträger automatisch auszufüllen. Das geht schneller und verhindert Fehler beim Übertragen der Daten.

Den GiroCode könnt ihr ab sofort in den Einstellungen unter Finanzen im Bereich "Ausgangsrechnungen" aktivieren und deaktivieren.

Sowohl für Anwesenheiten als auch für Projekt-Zeiterfassungeinträge kann nun definiert werden, wie lange die Einträge für eine MitarbeiterIn noch bearbeitet werden können.

Sperrung vergangener Zeiterfassungseinträge

In diesem Video zeigen wir die neuen Möglichkeiten, Vorgänge in Kanban- oder Scrum-Boards zu organisieren und damit eure Projektfortschritte leichter zu verfolgen.

Automatische Nummerierung von Positionen in Finanzdokumenten

Diese KPI erlaubt dir in Benutzerdefinierten Berichten von Darstellungstyp Kundenliste, Etatliste oder Projektliste, die zahlungsfälligen Fremdleistungen je Kunde, Etat oder Projekt zu ermitteln.

Neue Wochenansicht der Vorgänge

Das neue Hauptmenü

Neben dem Urlaubskalender können Abwesenheiten nun auch in zwei neuen Listendarstellungen, einmal unter Zeiterfassung > Abwesenheiten > Listenansicht und einmal in den Benutzerdetails im Reiter Abwesenheiten eingesehen werden.

https://share.vidyard.com/watch/htrVMVrJUVhqyFazPzYytY?

KV-Positionen als abrechenbar markieren

Der Bericht enthält nun eine nach Projekten, Dokumenten und Positionsgruppen gegliederte Auflistung der Kennzahlen und erlaubt so eine Einschätzung des  aktuellen Budget-Verbrauchs jedes einzelnen Kostenvoranschlags auf einen Blick.

Timer direkt am Vorgang starten

Der Zugriff auf Projekte kann nun auch nur für die eigenen Projekte einer Mitarbeitenden gewährt werden. Dadurch muss nicht extra eine White-List konfiguriert werden, um zu definieren, wer Zugriff hat. Es reicht, wenn die Person verantwortlich für das Projekt ist oder das Projekt beobachtet.

Die Berechtigung ist in Lese- und Schreibrechte unterteilt und kann in den Benutzergruppen und Projektverwaltung > Projekte gefunden werden.

Rechnungsnummern können - wie bisher - sofort mit Erstellung eines Rechnungsdokuments erzeugt werden oder - neu - mit Versand der Rechnung. Solange eine Rechnung im letzten Fall noch keine Nummer hat, wird sie mit einem roten "Entwurf"-Störer gekennzeichnet.

Die Rechnungsnummer wird automatisch erzeugt wenn

a) die Rechnung über das System per E-Mail versendet wird oder
b) der Status der Rechnung auf versandt umgestellt wird.

Einzelne Positionen eines KVs lassen sich jetzt in einer Teilleistungsrechnung auch mehrfach oder teilweise abrechnen.

Dabei können z.B. Anzahl oder Gesamtbetrag einer Position geändert werden.

Bei der zweiten Teilleistungsabrechnung wird mir dann automatisch der Restwert der Position angeboten.

An jeder KV-Position kann ich erkennen was bereits aus ihr in Rechnungen überführt wurde.

Mehrfaches Teil-Abrechnen von KV-Positionen

Unter Zeiterfassung > Abwesenheiten > Genehmigungen werden nun neben den offenen Genehmigungen auch bereits genehmigte Anfragen gezeigt.

Die Einträge verschwinden automatisch, wenn der Zeitraum der Abwesenheit abgelaufen ist.

Unter Zeiterfassung > Abwesenheiten > Vertretungen werden nun neben den offenen Vertretungsanfragen auch die Vertretungsanfragen, die du bereits übernommen hast angezeigt. 

Die Einträge verschwinden automatisch, wenn der Zeitraum der Vertretung abgelaufen ist.

Buchhaltungs-Export: Aufteilung von Automatik-Konten in Ländertypen

Verantwortliche Person bei der Eingangsrechnungserfassung hinterlegen

Im Reiter Wiedervorlagen (z.B. in Projekten, Etats, Kunde, Ausgangsrechnungen, Kostenvoranschlägen, Lieferantenaufträgen und jetzt auch bei Eingangsrechnungen) wird nun auf den ersten Blick ersichtlich, dass es zu diesem Dokument oder Projekt noch unerledigte Wiedervorlagen gibt. Dadurch muss dieser Reiter nicht jedesmal geprüft werden.

Da es bei Eingangsrechnungen verschiedene Wiedervorlagen-Typen gibt, z.B. Projektzuordnung, Zahlungsfreigabe, inhaltliche Prüfung, werden diese Typen auch noch einmal an der jeweiligen Wiedervorlage im Reiter Wiedervorlagen einer Eingangsrechnung angezeigt.

Die Konfiguration von Zahlungszielen und Fristen für die Gültigkeit von Kostenvoranschlägen wurde erweitert und ist jetzt über die Finanz-Grundeinstellungen, den Etat eines Kunden sowie die Kreditoren oder Debitoren möglich.

Mehr dazu im Handbuch:

https://wiki.dieagenturverwalt...

Im Ampelsystem der Kapazitätsplanung lässt sich nun unternehmensweit konfigurieren, bei welcher Auslastung die Anzeige gelb oder rot dargestellt werden soll.

Die Einstellung kann prozentual konfiguriert werden:

Mehr dazu im Handbuch.

Ein Neues Modul unter Finanzen > Optionen > Suche nach Dokumenten-Positionen erlaubt das schnelle Auffinden von Positionen eines Dokument - z.B. eines Kostenvoranschlags - anhand zahlreicher Kriterien, z.B. der Zugehörigkeit zu einem Produktkatalog-Artikel, Erlöskategorien und vielem mehr.

Die Anwesenheitserfassung, die parallel zur Projekt-Zeiterfassung laufen kann um Pausenzeiten gesetzeskonform zu erfassen, wurde grundlegend überarbeitet um die Möglichkeiten der Bearbeitung und des Suchens nach Einträgen zu vereinfachen. Ausserdem können die Berechtigungen wer zu dieser Liste Schreib- oder Lesezugang hat genauer eingegrenzt werden. Beispielsweise kann die Liste dann nur das Team eines Vorgesetzten anzeigen.

Einträge in dieser Liste können nun auch rückwirkend oder für die Zukunft manuell erstellt werden.

Die Wochenansicht der Vorgänge kann nun nicht nur nach einer Person sondern auch nach einem Team gefiltert werden und erlaubt so für grössere Belegschaften einen leichteren Überblick.

Am Kunden, Etat und Projekt kann nun dem dem Hauptkontakt auch ein alternativer Rechnungskontakt angegeben werden. 
Dieser wird dann automatisch verwendet, wenn im definierten Kunden, Etat oder Projekt eine Rechnung erzeugt wird.
Die Einstellung "vererbt" sich vom Kunden auf Etat und Projekt kann aber an Etat oder Projekt auch noch einmal überschrieben werden.

Mit dem neuen Darstellungstyp "Projektverantwortlichen-Liste" in den Benutzerdefinierten Berichten, lassen sich die Kennzahlen aller Projekte einer ProjektleiterIn aufsummiert auswerten.

Rebrush der Ausgangsrechnungsliste

Neue Kostenvoranschlagsliste

Die Berichte zur Benutzerstatistik wurden grundlegend überarbeitet und geben nun in einer Listenansicht einen besseren Überblick zur Fragestellung, ob alle im Team Zeiten vollständig gebucht haben und auf welche Kunden welche Leistungen liefen.

Ist die automatische Erzeugung von fehlenden Kreditoren deaktiviert und wurde bei der Lieferanten-Erkennung kein Kreditor gefunden, schlägt das System die Kreditorennummer, die bei Eingangsrechnungen dieses Lieferanten zuletzt verwendet wurde vor.

Dies kann z.B. genutzt werden, um das Feld mit dem Kreditor "Diverse Kreditoren" zu befüllen.

Wird das Kreditorenfeld beim ersten Erfassen von Eingangsrechnungen oder bei der späteren Bearbeitung geändert, ändert sich - sofern gegeben - autom. die LIeferantenzuordnung der Eingangsrechnung auf die Adresse, die am Kreditor hinterlegt ist.

In Benutzerdefinierten Berichten in der Darstellungsform Kundenliste, Etatliste oder Projektliste kann mit dieser Kennzahl auch der Zahlungseingang analysiert werden.

Sie zeigt die Summe aller Zahlungen zu Ausgangsrechnungen und Stornorechnungen deren Zahlungsdatum in den Betrachtungszeitraum fällt abzüglich der Summe aller Zahlungen zu Gutschriften deren Zahlungsdatum in den Betrachtungszeitraum fällt.

Ist ein geplanter Aufwand in Stunden an einem Vorgang hinterlegt, wird das verbleibende Zeitkontingent beim Zeiterfassen auch visualisiert.

Darüber hinaus wird das Feld Geplanter Aufwand nun automatisch mit dem Zeitkontingent befüllt, wenn ein Vorgang aus einer Kostenvoranschlagsposition heraus erzeugt wurde. 

Benutzergruppen, deren NutzerInnen Zugriff auf das Adressbuch haben, können nun noch genauer konfiguriert werden. 

Dabei ist es möglich Schreib- und Leserechte für Bankverbindungen zu vergeben. Sind die Leserechte nicht vergeben, fehlt sowohl im Adressbuch als auch an anderer Stelle - z.B. im Export der Kreditorenliste - der Zugriff auf Bankverbindungsdaten, was in einigen Unternehmen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien verbessern kann.

Im Benutzerdefinierten Bericht nach Provisionen steht nun ein neuer Filter nach Kunden zur Verfügung. 

Ausserdem werden neben dem Provisionstitel in dieser Liste nun auch der Beschreibungstext angezeigt.

Sind Positionen von freigegebenen Kostenvoranschlägen für die Zeiterfassung freigeschaltet, ändert sich die im Zeiterfassungsdialog ausgewählte Funktion, in der ein Zeiteintrag erfasst werden soll automatisch auf die in der ausgewählten Kostenvoranschlagsposition hinterlegte Funktion, sofern die NutzerIn über diese Zeiterfassungsfunktion verfügt. Ansonsten passiert nichts weiter.

Die automatisch Änderung der Funktion als Seiteneffekt der Positionsauswahl wird durch eine kleine Meldung am Bildschirmrand ersichtlich.

Um besser ersichtlich zu machen, welche Benutzergruppen überhaupt in Verwendung sind, werden die Avatare die einer Benutzergruppe angehören in der Listenansicht mit angezeigt.

Die Excel-Exports für die Berichte ...

- Agenturleistung nach Funktionen,
- Agenturleistung nach Tätigkeiten und
- Agenturleistung nach KV-Position ...

im Reiter Agenturleistung in der Detailansicht von Kunde, Etat und Projekt verfügen nun über einen tabellarischen Kopf, der den Betrachtungszeitraum, sowie Kunde bzw. Etat oder Projektname und Nummer ausgeben. Damit sind die Zahlen dieser Berichte auch ohne weiteren Kontext plausibel.

Die Auswertung von Produktkatalogen mithilfe von Benutzerdefinierten Berichten kann nun auch auf Kunden mit einem neuen Filter eingeschränkt werden.

Unterhalb der Berichte "Auswertung Erlöskategorien" und "Auswertung Kostenkategorien" findet sich nun ein Excel-Export-Button der die angezeigte Liste in einer Excel-Datei zum Download zur Verfügung stellt. Alle Filtereinstellungen der Webansicht werden dabei auch auf den Export angewendet.

Ungültige, unvollständige oder gänzlich fehlende Bankverbindungen von Lieferanten sind nun in der Liste der offenen Eingangsrechnungen mit einem entsprechenden Hinweis markiert und werden beim SEPA-Export nicht berücksichtigt.

• Die KI erkennt nun auch Lieferantenauftrag zu Eingangsrechnungen, wenn bereits zuvor gegen diese Aufträge Rechnungen verbucht wurden. Beispiel: Ein Lieferant schickt eine Akonto-Rechnung und später eine Schlussrechnung zu einem Lieferantenauftrag.
• Wir ein inhalticher Prüfer in einer Eingangsrechnung ausgewählt, springt der Status automatisch auf "wartet auf inhaltliche Prüfung" um, sofern die Eingangsrechnung nicht bereits gebucht ist.
• Erkennt die KI einen Lieferanttenauftrag und erstellt automatisch alle Fremdleistungen, springt der Status der Eingangsrechnung weiter auf den nächsten konfigurierten Schritt (also z.B. von "wartet auf Projektzuordnung" auf "wartet auf Buchung")

Beim Erfassen von Lieferantenrechnungen, erkennt die KI i.d. Regel den zugehörigen Lieferantenauftrag und prüft dann, ob zu diesem Lieferantenauftrag neben der aktuell bearbeiteten Lieferantenrechnung schon früher Teil-Rechnungen zu diesem Auftrag eingegangen sind.

Überschreitet die Netto-Summe aller Eingangsrechnungen zu einem Lieferantenauftrag den Netto-Wert des Lieferantenauftrags, wird eine Meldung angezeigt, die alle bisherigen Rechnungen zu diesem Auftrag auflistet:

Unterschreitet der Verkaufwert einer Fremdleistung den Einkaufswert, wir dies mit einem Warnhinweis in der Liste der Fremdleistungen ersichtlich.

Im Bericht "Überzogene Budgets" kann nun neben der Projektverantwortlichen auch nach Kunde oder Etat gefiltert werden.

Alle rot markierten (also überzogenen) Einträge der Liste können nun auch in einer Excel-Datei exportiert werden, umm die Daten weiterzuverarbeiten, beispielsweise um nach Überziehungsvolumen über alle Kunden hinweg zu filtern o.Ä.

Rechnungsabonnements unterstützen nun auch einen quartalsweise oder jährlich wiederkehrenden Turnus:

Die Excel-Export-Liste der offenen Lieferantenrechnungen enthält nun auch Spalten für IBAN und BIC.

In diesem Bericht tauchen nun auch Werte zu KV-Positionen auf, gegen die Zeiten erfasst wurden, wenn diese nicht mehr für die Zeiterfassung aktiviert sind.

Das kann z.B. Sinn machen, wenn bestimmte Projektabschnitte abgeschlossen sind, und keine Zeiten mehr darauf gebucht werden sollen. 

Durch die Änderung ist ersichtlich, dass auch zu Positionen die nicht mehr für die Zeiterfassung aktiviert sind, in der Vergangenheit Zeiten angefallen sind. Bisher wurden diese Zeiten in der Rubrik "Ohne KV-Position" mit aufsummiert.

In der Low-Code-Platform make.com stehen zwei neue Module zur Verfügung um Debitoren- sowie Kreditorenkontakte und deren Nummern zu suchen und an 3rd-Party-Apps weiterzugeben.

• Verbesserung der Lade-Geschwindigkeit
• Ergänzung eines Excel-Exports für den Bericht "Budgetierte und angefallene Leistung für einen Zeitraum"
• Ergänzung eines Excel-Exports für den Bericht "Verhältnisse angefallener zu budgetierter Leistung ohne zeitliche Einschränkung"
• Ergänzung eines Excel-Exports für den Bericht "Basisdaten der Honorarverträge"

Unterhalb der überarbeiteten Ansicht "Offene Posten > Kreditoren > Offene Eingangsrechnungen" findet sich nun ein Button, mit dem sich ein Assistent öffnen lässt, der es ermöglicht, bestimmte Eingangsrechnungen (zu deren Lieferanten eine Bankverbindung bekannt ist) zu selektieren und eine SEPA-XML-Datei mit diesen Rechnungen zu erzeugen, die im Online-Banking hochgeladen werden kann um dort eine Sammelüberweisung - also eine Überweisung mehrerer Rechnungen in einem Schritt - anzustossen. Inwieweit eure Bank Sammelüberweisungen in diesem Format entgegennehmen, kann euch euer Bank-Berater erklären.

Um die geplanten Kapazitäten in Stunden auszuwerten, stehen nun zwei KPIs in den Benutzerdefinierten Berichten zur Verfügung:

1. Geplante Stunden - sie können auch geplante Werte in der Vergangenheit berücksichtigen, z.B. um gegenüberzustellen, was geplant war und wieviel Arbeitszeit dagegen angefallen ist
2. Zukünftig geplante Stunden - diese Metrik ignoriert vergangene Planungen und gibt nur Werte aus der aktuellen Woche (seit Montag) und der Zukunft zurück

Im "Ziel/Ist-Bericht" können nun die Zeilen "Kosten" und "Erlöse" für jeden Monat aufgeklappt werden. Es wird dann eine Liste sichtbar, die anzeigt aus welchen Kosten- und Erlöskategorien sich die Werte genau zusammensetzen.

Standard-Textbausteine in Finanzdokumenten können nun mehrsprachig definiert werden. Beim Erstellen neuer Dokumente, kann initial die Sprache des Dokuments angegeben werden. Diese führt dazu dass automatisch z.B. englische Textbausteine in das neue Dokument eingefügt werden.In der Textbaustein-Verwaltung ist nun auch ersichtlich, an welchen Etats ein bestimmter Standard-Textbaustein überschrieben wird. Über die Copy-To-Clipboard-Funktion können verwendete Variablen leichter in einen Textbaustein übernommen werden. Betreffzeilen für E-Mails mit denen Finanzdokumente versendet werden, richten sich in der Sprache auch nach der Sprache des zu versendenden Dokuments.

• Erweiterung des Kunden-Ziele-Editors um einen aufklappbare Rohertrags-Box, die Auskunft gibt, woraus sich der Rohertrag ergibt.
• Neue Status-Filtermöglichkeiten für Gutschriften in der Liste Finanzen > Buchhaltung > Export
• Verringerung der initialen Ladezeit der Applikation
• Ergänzung des Filters "Alle Kunden" der aktive und ruhende Kunden in der Kundenliste anzeigt.
• Behebung eines Bugs, bei der Eingangsrechnungserfassung der ein Benachrichtigungselement für den Status "wartet auf inhaltliche Prüfung" ausblendet, wenn dieser Status unternehmensweit deaktiviert wurde.
• Anpassung des readonly-Modes für Beschreibungstexte einer Positionsgruppe, wenn das Dokument schreibgeschützt ist.

Neben einer schnelleren Performance kann die Spalte Rohertrag nun aufgeklappt werden und zeigt aus welchen Kosten- und Erlös-Kategorien sich der Wert im jeweiligen Monat zusammensetzt. Über den neuen "Heute"-Button springt der Bericht auf das aktuelle Jahr zurück.

Ist ein KV ohne Schlussrechnung jedoch durch eine oder mehrere Teilrechnungen vollständig abgerechnet und steht sein Status auf "abgerechnet" und eine der Rechnung wird storniert, so springt der Status des KVs wieder zurück auf "Freigabe" sofern sich aus der Stornierung ergibt, dass nun KV-Positionen noch nicht abgerechnet sind.

Unter Einstellungen > Prozessdefinitionen für Kostenvoranschläge kann nun ein neuer Status "Auftragsbestätigung" aktiviert werden.

Wird der Status in einem KV angewendet, wird die Druckversion mit "Auftragsbestätigung" betitelt. Der Status verhält sich rechnerisch ansonsten wie der Status "Freigabe", dokumentiert aber, dass dem Kunden der Auftrag bestätigt wurde.

Diese Release behebt einen Fehler der bei bestimmten Berechtigungskonfigurationen einen fehlerhaften Link zur Kreditoren-Verwaltung ausgab.

Ein Problem mit dem Team-Filter im Excel-Export der Benutzerdefinierten Berichten vom Typ "Mitarbeiterliste" wurde beseitigt.

Die Darstellung eines Datumsformat im Excel-Export wurde für die Kennzahl "Datum der letzten Änderung des subjektiven Fertigstellungsgrads" korrigiert.

Ein Problem beim Export der Rechnungen als Zip-Archiv in der Liste Finanzen > Offene Posten > Kreditoren wurde behoben.

Neben einem Standard-Bcc Absender oder der E-Mail-Adresse der aktuell Nutzenden lässt sich nun auch konfigurieren, die E-Mail-Adresse der aktuell Nutzenden zusätzlich beim E-Mail-Versand in Bcc zu nehmen.

Kosten- und Erlöskategorien, die miteinander verknüpft sind, können in einem Bericht gegenübergestellt ausgewertet werden.
Die Liste verfügt über verschiedene Filtermöglichkeiten und lässt sich in Excel exportieren.

Verbessertes Filter-Handling im Bericht Team-Kapazitäten

Diese Release behebt ein Phänomen, bei dem es beim sehr schnellen Wechsel von Filter-Einstellungen mit einer langsamen Internetverbindung zu fehlerhaften Darstellungen von Daten kommen konnte.

Anzeige des MwSt-Anteils in Dokumenten mit ausgeblendeten Positionen

Sind in einem KV, einer Rechnung oder Gutschriften die Positionen ausgeblendet, die Option "MwSt an der Position anzeigen" jedoch gewählt, wird die MwSt nun unterhalb der Positionsgruppen-Summe ausgegeben. Eventuelle Provisionsdarstellungen werden dann je nach Auswahl in der MwSt inkludiert oder nicht.

Dieses Release behebt ein Problem, bei dem Nutzende ohne Lese-Berechtigung für Gewerke den Bericht "Agenturleistungen nach Funktionen" nicht aufrufen konnten, wenn dieser nach Gewerken gruppiert wird. Er wird jetzt in diesem Fall ungruppiert ausgegeben.

Die Benutzerdefinierten Berichte erlauben nun auch die Verwendung des Darstellungstyps "Kostenkategorien" oder "Erlöskategorien" die eine Liste von Erlös- bzw. Kostenkategorien mit den ausgewählten Kennzahlen zeigen.

An jeder Mitarbeitenden können nun im Reiter "Zeiterfassung" Standard-Tätigkeiten definiert werden. Diese sind bei jedem neuen Zeiterfassungseintrag automatisch ausgewählt.

...im Haus ist.

...wann wieviel Umsatz gemacht habt.

Dabei werden automatisch Download-Links zu grossen Dateien im Fuss der E-Mail ergänzt

Zukünftig nicht mehr verwendete Briefpapiere können archiviert werden und stehen so in alten Dokumenten weiterhin zur Verfügung

gegen die Fremdleistungen gebucht wurden automatisch den Wert der eingegangenen Lieferantenrechnungen übernehmen soll